横濱コーポレーション株式会社
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2019年02月20日
スタッフブログ

賃貸管理部事務の気になる仕事内容をご紹介!

皆様こんにちは。

賃貸管理部の八木です。

 

不動産賃貸業界はただいま繁忙期真っ最中!

毎日10件前後のお申込みを頂いております。

数ある物件の中から弊社の管理物件をお選び頂き誠にありがとうございます。

 

物件の空室が埋まると大変嬉しく、

申込みが入るたびに社内では拍手をしながらお祝いします。

これ、本当ですよ。儀式なんです笑

 

そんな最近仕事に追われてんてこ舞いな賃貸管理部ですが、

"賃貸管理部の事務仕事"にはどんなものがあるか、

皆様なんとなく想像つきますか?

 

電話対応?契約業務?ネット掲載?

パッと浮かぶのはここらへんでしょうか?

全部あたりですが、まだまだありますよ~!

 

これから何回かに分けて賃貸管理部の事務スタッフの業務を

紹介していきたいと思います♪

賃貸管理事務のお仕事ジャンル分け

賃貸管理部の事務のお仕事は、

ざっくりジャンル分けすると下記のようになります。

 

1. 賃貸のサイクルを司る業務

・契約

・更新

・解約

 

2. 物件をたくさんの人に知ってもらうための業務

・物件資料作成

・ネット掲載

・メール配信、FAX配信

 

3. とても大切なお金に関わる業務

・家賃入金処理

・送金明細作成

・リフォーム費用の確認等

 

4. なんだかんだ一番大切で一番大変

・電話対応

 

という感じです!

 

今回は1番のものを紹介いたします!

賃貸のサイクルを司る3つの業務!

賃貸は、

契約➡更新➡解約のサイクルをひたすら続けていきます。

 

この3つに関しては、

そこまで説明しなくても、皆さまなんとなく想像つきますかね?

 

1. 契約業務

管理物件にお申し込みを頂いた際に、

仲介業者様と入居日や条件のすり合わせをしたり、

保証会社に審査を依頼し進捗を確認したり、

最終的に契約書を作成して発送致します。

無事契約が終了し、仲介様より書類の返送が来た後は、

保証会社や火災保険の処理を行い、

オーナー様へ契約書を送るための製本を致します。

 

まずはこの契約業務がないとその後のサイクルは始まりません!

とっっっっても大事で重要な業務となっております!

 

2. 更新業務

賃貸借契約を満了する方に対して、

今後も住み続けて頂くのか、それとも解約をされるのか確認します。

更新される方については、更新契約書の作成や更新料の請求書作成をし、

発送いたします。どうしても人間なので、契約書の返送を忘れてしまったり、

更新料の支払いを忘れてしまう方もいらっしゃいますので、

「早く契約書返してくださいねー」「更新料払ってくださいねー」という

とくそk…優しいお電話を差し上げることもあります^^

 

賃貸においてはやはり長く住んでいただくことが一番!

契約更新していただいたことに感謝しながら、

業務に取り組んでおります。

 

3. 解約業務

弊社の管理物件は単身用アパートが多いので、

卒業や会社の異動、結婚等の理由により、毎月約30~40件の退去がございます。

いざこの部屋を退去しようとなると、

皆様どうすればいいのか、どういう段取りで解約が進んでいくのか

不安になるようで、よくお電話を頂きます。

こちらの説明を差し上げたり、

退去立会業者を手配したり、

解約精算書を作成したり、

現在加入している保証会社・火災保険の解約処理をするのが

解約業務のお仕事です。

 

契約や更新業務と異なり、ご入居者様とお別れをする業務になりますので、

少々残念な気持ちになりますが、数ある物件の中から選んでいただけたこと、

そしてご入居者様の今後のご活躍等を祈りながら業務遂行しています。

繁忙期まだまだ頑張ります!

今回ご紹介した3つの業務は、

繁忙期中は閑散期に比べて2倍以上の業務量になります!

最近は繁忙期明けの連休だけを楽しみに

ひたすら業務に励んでいます笑

 

次回は、

不動産と聞いてパッと頭に浮かびそうな?

物件資料の作成や、Suumoなどへのネット掲載

についての業務をご紹介いたします。

 

お楽しみに~(@^^)/~~~

 

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